Wer schon einmal in einem Finanz- oder Grundbuchamt war, der sieht die Bilder vor sich: Tausende Akten sind in Regalen gelagert, zehntausende Schicksale verbergen sich in Klemmmappen. Und doch: Ein rascher Blick in den Computer und die Beamten wissen, in welcher Reihe, welchem Fach sich der betreffende Vorgang befindet. Das Geheimnis dieser nahezu perfekten Suchmethode ist gar nicht so groß. Die deutschen Behörden benutzen überwiegend Pendelhefter, die äußerst platzsparend in einem Pendelheftregal untergebracht werden können. Schneller Zugriff zu jeder Zeit möglich In Frage kommen solche Lagersysteme jedoch nicht nur für Behörden, sondern für alle, die viele Akten schnell verstauen müssen. Und so hat es sich in den zurückliegenden Jahren in Deutschland eingebürgert, dass in der Lagerorganisation auch der privaten Wirtschaft immer häufiger auf Pendelhefter zurückgegriffen wird.

Die Hefter, die an der oberen Halterung mit zwei Ösen versehen sind, ermöglichen auf diese Weise, dass ein schneller Aufbau der Lagersysteme, vor allem aber ein rascher Zugriff möglich ist. Da trotz aller Beteuerungen, die digitale Akte einführen zu wollen, die Handakte mit wichtigen Schriftstücken, Vermerken und Notizen unverzichtbar ist, um binnen weniger Sekunden nachschauen zu können, hat diese Methode nichts von ihrer Bedeutung verloren. Inzwischen ist es möglich, solche Hefter Systeme bei Koch-Lagertechnik günstig zu erwerben zu können – und zwar in jeder Größe. So können raumfüllende Systeme, für die ein schneller Aufbau wie Abbau praktikabel ist, ebenso erworben werden wie Tischvarianten. Wer als Sachbearbeiter einige Handakten auf dem Tisch ordentlich aufbewahren will, kann sich eine Miniaufhängung besorgen. Diese ist nicht größer als eine Ablage im klassischen Sinne, garantiert aber absolute Perfektion in der Ablage.

Gute Archivierung ist unverzichtbar Die Archivierung und dem schnellen Zugriff gelten als eines der wesentlichen Erfolgsgeheimnisse deutscher Amtsstuben. Während es anderen Ländern wie Griechenland nicht gelingt, mangels ordentlichen Aktennachweisen Steuern einzutreiben oder Verwaltungsforderungen durchzusetzen, ist das in Deutschland kein Problem. Zwar gelegentlich als recht behäbig belächelt, ist der über 150 Jahre gewachsene öffentliche Dienst leistungsfähig und in der Anlage, auch enorme Schwankungen im Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Als sich vor einigen Jahren mit Einführung der Hartz-IV-Gesetzgebung die Zahl der Akten schlagartig enorm vervielfachte, waren es die moderne Lagerorganisation, die den Gerichten half, dem enormen Ansturm Herr zu werden.